Kính gửi: Hiệu trưởng các trường tiểu học và THCS  

Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục năm học 2013-2014, từ ngày 24/10 đến 01/11/2013, Phòng tổ chức kiểm tra thực hiện công tác phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi và phổ cập giáo dục tring học cơ sở, phổ cập bậc trung học. Để cho công tác kiểm tra đảm bảo yêu cầu, Phòng đề nghị các trường tiểu học, THCS thực hiện tốt một số nội dung sau:

1. Tiếp tục rà soát bổ sung dữ liệu đầy đủ vào phần mềm Thống kê phổ cập (EduStatist). Theo dữ liệu các trường đã gửi về Phòng thì số liệu về đội ngũ cán bộ, giáo viên, cơ sở vật chất trường học chưa đầy đủ. Hiệu trưởng các trường tiểu học cần cung cấp đầy đủ, chính xác số liệu của trường mình để nhập vào máy tính tại trường THCS. Các trường THCS trích xuất các biểu tổng hợp ra file Excel gửi cho các trường tiểu học.

2. Xây dựng hồ sơ công tác phổ cập đầy đủ về số lượng, đảm bảo thể thức văn bản, sắp xếp lưu trữ khoa học. Hồ sơ gồm:

- Quyết định thành lập ban chỉ đạo phổ cập giáo dục cấp xã, thị trấn

- Kế hoạch triển khai công tác phổ cập năm học 2013-2014

- Biên bản họp Ban chỉ đạo phổ cập và các biên bản họp triển khai công tác phổ cập của trường  (riêng biên bản họp BCĐ cần sao cho các trường trường mầm non, tiểu học và THCS để thực hiện và lưu trữ). Tất cả biên bản các cuộc họp phải viết tay và đóng thành tập có bìa, nhãn.

- Phiếu điều tra theo mẫu mới (đóng thành tập theo thôn xóm). Bộ phiếu điều tra sử dụng các năm trước cần được lưu giữ đầy đủ.

- Sổ phổ cập in theo các độ tuổi.     

- Báo cáo đánh giá kết quả phổ cập năm 2013: Phổ cập tiểu học đúng độ tuổi, phổ cập THCS, bậc trung học đánh giá tại thời điểm tháng 9 năm 2013..

- Các biểu mẫu in từ phần mềm phổ câp, có xác nhận của địa phương đóng thành tập kèm theo báo cáo. Các trường tiểu học khi nhập số liệu các mẫu M1, M2, M3 nhập vào bộ công cụ thống kê phổ cập tiểu học đúng độ tuổi phải khớp số liệu với các mẫu M1, M2, M3 xuất ra từ phần mềm Thống kê phổ cập EduStatis.

- Hồ sơ lưu trữ phổ cập các năm qua (kế hoạch, báo cáo đánh giá kết quả phổ cập và các biểu mẫu phổ cập hàng năm...)

- Các loại hồ sơ minh chứng như Sổ điểm, Sổ Đăng bộ, Hồ sơ tuyển sinh, Sổ theo dõi đi đến, Danh sách học sinh đã tốt nghiệp THCS, THPT, Danh sách Hoàn thành chương trình tiểu học...

- Bộ lưu trữ hệ thống văn bản chỉ đạo về công tác phổ cập giáo dục phải được sắp xếp theo cấp quản lí chỉ đạo (Trung ương, Tỉnh, Huyện) để dễ tra cứu.

- Dữ liệu thống kê phổ cập phải được lưu trữ đầy đủ các năm theo trong máy tính.

3. Lịch kiểm tra và nạp báo cáo đánh giá kết quả phổ cập:

- Kiểm tra phổ cập tiểu học, THCS và phổ cập bậc trung học :  

- Hồ sơ nạp cho đoàn kiểm tra: Kế hoạch phổ cập năm học 2013-2014; báo cáo đánh giá kết quả công tác phổ cập năm học 2013-2014 (đến tháng 10-2012), các biểu tổng hợp in từ phần mềm).

- Thành phần các trường làm việc với đoàn kiểm tra: Hiệu trưởng (Phó BCĐ phổ cập xã, thị trấn), hiệu phó hoặc giáo viên phụ trách công tác phổ cập.

- Thời gian làm việc của đoàn kiểm tra: Buổi sáng từ 7h30, buổi chiều từ 14h00 các ngày trong lịch trên

 Nhận được công văn này, yêu cầu hiệu trưởng các trường tiểu học, THCS thực hiện đầy đủ các nội dung trên. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, cần báo cáo về Phòng để giải quyết./.